Contratos con nuestros clientes

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Sin duda alguna, la piedra angular de todo negocio son sus clientes, y sin duda también la mayoría de conflictos que pueden aparecen en el día a día en cualquier negocio vienen vinculados con la relación de éstos con sus clientes. Para evitar en la medida de lo posible los conflictos o resolverlos de una forma más ágil y adecuada lo ideal sería tener siempre un contrato escrito con cada uno de nuestros clientes, y que este contrato sea adecuado.

No siempre es posible personalizar, firmar e individualizar

Obviamente, no siempre será posible que para cada bien o servicio que vendamos o prestemos establezcamos un contrato escrito entre las partes firmado individualizadamente, pues cierto es que la propia idiosincrasia de los mismos lo impedirá, pero así y todo cabe hacer algunas consideraciones al respecto:

Realizar contratos con nuestros clientes para evitar problemas legalesCierto es, que si por ejemplo tenemos una tienda de ropa, comestibles, un bar o muchos otros tipos de comercio, no tiene sentido, es inviable y no se realiza un contrato para cada cliente; por ejemplo nadie se imagina entrar en una cafetería y pedirse un croissant con un café con leche para desayunar y que antes de servírselo le traigan un contrato para firmar el servicio (la atención en el lugar, el uso de servicios adicionales como servilletas, lavabos, etc.) y los bienes (perecederos) que va a recibir, pues ello sin duda resultaría cuanto menos ridículo, pero atención que decir que ello no se hace no significa que no existe contrato de por medio, no está escrito en el concepto tradicional del término, no se plasma, pero existe.

Cualquier transacción comercial conlleva un contrato, verbal, tácito, modelado por los usos y las costumbres y por lo anunciado y publicitado en el lugar, por el etiquetaje, por carteles y por muchas cosas más, eso es contrato, eso es contrato que vincula y obliga, pues por ejemplo si establecemos una carta de precios eso es vinculante y nos obliga a servir ese plato a ese precio y el cliente resulta obligado a abonarlo, eso es un contrato en toda regla.

Contrato firmado e individualizado

Ahora bien, si bien es cierto que lo anterior resulta muy interesante de mencionar y reflejar, también lo es que ello nos aleja del auténtico objetivo de este artículo, del objetivo de hablar de aquello que debe contener un contrato al uso con los clientes, es decir, aquel contrato que sí que se plasma en un papel, se imprime, se firma entre las partes y cada uno se queda una copia para que en el mismo quede plasmado lo ofrecido y lo aceptado.

Dicho ello, y antes de adentrarnos en el contenido adecuado para los contratos que debamos firmar con nuestros clientes nos detendremos a mencionar dos aspectos sumamente importantes: la forma de los contratos y la importancia de los mismos a futuro.

Refiriéndonos a la forma del contrato diremos que en la mayoría de supuestos la forma no es requerida por ley, es decir, no existe (con algunas excepciones según el bien o servicio) ninguna norma que nos obligue a plasmar el contrato en una u otra forma concreta. Es más, incluso en muchas ocasiones se aprovechan los emails enviados entre las partes, los presupuestos u otros documentos que no son directamente considerados un contrato, para que estos actúen en la práctica entre las partes. Ello no resulta ilegítimo, ni ilegal, pero sí que en muchas ocasiones inadecuado por los riesgos de prueba y demás que conlleva.

Así, lo anterior, nos lleva a referirnos al segundo aspecto que se quería tratar, al aspecto de los contratos como elemento de protección futura. Elemento de protección futura que tanto nos protege como vendedores como compradores, pues no debemos olvidar que un contrato, cualquier contrato no es nada más que la plasmación del acuerdo en un aspecto determinado entre dos o más partes, y que el objetivo del mismo es dejar claras las reglas básicas de ese acuerdo dando seguridad jurídica a todas y con la finalidad de que todas las partes tengan unas reglas donde acogerse y que todas ellas sean justas para el conjunto de los celebradores del acuerdo.

Y, ¿cómo se plasma un buen contrato con un cliente? ¿Cómo se traslada al papel un buen acuerdo entre dos o más partes? De entrada diremos que estableciendo muy clara y nítidamente todos los puntos, buscando que todo sea lo más simple y entendible posible, pero con la debida robustez legal que nos proteja y proteja a posteriori en caso de controversia o disputa, pero si hablamos del caso concreto de clientes es importante que tomemos algunas consideraciones particulares al respecto:

Los contratos con los clientes deben ya no tan solo identificar claramente a las partes y dejar claro el alcance y el objeto del contrato, también deben dejar claro aquello que debe pagar el cliente, cómo lo debe pagar y cuándo lo debe pagar, qué sucede en el caso de impago por parte cliente y demás asuntos relacionados con el pago o los pagos que el cliente deba realizarnos. En un contrato con un cliente también es muy importante destacar cómo se entregará el bien y el servicio y cuándo se hará la entrega. Por supuesto también debe resultar claro ya no solo el servicio que se va a prestar o bien que se va a vender, sino las características concretas de ello, entrar un poco en el detalle, para que si luego existe controversia podamos tener más elementos de prueba destacando que las condiciones estaban claras desde un principio.

Otros muchos puntos son los que podrían destacarse de un contrato con los clientes, pero más allá de datos a incorporar, lo que debe quedar claro es el concepto de mencionar el detalle, de decir por ejemplo las fechas, los métodos y los porcentajes de pago y no sólo decir que el cliente debe pagar tal cantidad y nada más. Ello puede parecer absurdo y una pérdida de tiempo, pero de buen seguro que si luego existe problema o conflicto lo agradeceremos profundamente.