Contratos con nuestros proveedores

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Para cualquier negocio sus clientes son extremadamente importantes, pero en muchas ocasiones se descuida de la importancia para cualquier profesional o empresa de sus proveedores. Y es que los proveedores son una pieza fundamental del engranaje sin el cual nuestro negocio, nuestra actividad, no podría funcionar adecuadamente. Por ello, establecer una buena relación contractual con estos se torna en algo indispensable.

La figura del proveedor es clave, el contrato que nos une también

Tal y como se decía, la figura de los proveedores es indispensable en el funcionamiento de cualquier negocio, en su desarrollo y en su actividad en el día a día, pues es gracias a contar con los proveedores adecuados que podemos levantar la persiana, ofrecer nuestros servicios y realizar todas las actividades que se requieren en la actividad de un negocio pues suplen aquellas acciones, aquellas actividades que nosotros no tenemos tiempo, no sabemos o no tenemos la capacidad ni los recursos para realizar y llevar a cabo por nosotros mismos.

Los contratos de la empresa con los proveedoresDicho ello, podemos entender la importante magnitud de quien nos provea los servicios pues nuestros proveedores pueden dotarnos desde simples soluciones secundarias (quien nos sirve el café para la empresa, etc., etc.) hasta ser parte mismo del engranaje de nuestra empresa o tratar asuntos capitales de la misma (nuestro proveedor de servicios de Internet o de mantenimiento de nuestros equipos informáticos), así como proveedores que nos ofrecen la más variada diversidad de servicios externalizados que nos permiten operar a nosotros mismos y, en muchas ocasiones, prestar servicio a nuestros clientes.

Confianza ante todo, y seguridad jurídica máxima

Visto lo anterior podemos visualizar perfectamente entonces que la confianza entre las partes se convierte en un elemento sin el cual no puede existir relación pues dada la importancia de lo que existe en juego es necesario que exista ese entendimiento entre las partes, esa sintonía que de otra forma solo puede llevarnos al desastre, pero no basta con ello.

Y, no basta con ello, pues bien cierto es que la confianza, el entendimiento, y todo ello es más que necesario, también lo es que la relación entre las partes esté bien ligada desde el punto de vista legal, pues de nada servirá tener un gran entendimiento y una confianza -a priori- a prueba de bomba si luego cuando llega un conflicto esta se resquebraja y quedamos a la intemperie de las demandas, de los juicios y de los conflictos legales de todo tipo derivados de ese conflicto, llegados a ese punto tan sólo nos servirá lo que esté pactado y firmado, lo que se pueda mostrar y demostrar.

Con lo anteriormente dicho se quiere manifestar y poner en valor algo que muchas veces se pasa por alto: son muchas las personas que por una mal entendida confianza o por otros muchos motivos deciden llegar a acuerdos con otras partes, con personas o empresas que deben proveerles sin que medie un contrato (aunque en realidad sí que medie pero ese sería otro tema) de por medio, pues por un lado si resulta bien cierto que a priori el contrato verbal podría técnicamente servir, también lo es que el mismo resulta absolutamente poco recomendable por la dificultad de probarlo en caso de necesidad, y por el otro lado también cabe destacar que esa confianza entre las partes no debe entenderse que no deba realizarse un contrato, al contrario, precisamente un contrato es la mejor prueba de que se ha llegado a un acuerdo, pues la confianza ha permitido el acuerdo.

Por ello, vivirlo como que no era necesario pues ya se confiaba entre los firmantes es el error más grande que se puede cometer, como error comete quien piensa que hacer firmar algo a un proveedor puede suponer una muestra de falta de confianza ya que siempre es mejor prevenir que curar, hoy existe una buena relación pero nada garantiza que ello siempre sea así y además resulta ideal para establecer claramente las reglas del acuerdo.

Dicho todo lo anterior, corresponde adentrarnos en el contenido adecuado para un contrato de bienes o servicios que nos deba prestar un proveedor, al respecto decir que un contrato con un proveedor debe incluir en esencia, por supuesto, los datos e información comunes en la mayoría de contratos de cualquier otra índole que se puedan celebrar, pero en el caso concreto de los proveedores es muy importante destacar los puntos que se mencionarán a continuación:

¿Qué bien o servicio debe ofrecernos nuestro proveedor? ¿Qué calidades de ese producto debe reunir el material que el proveedor nos ofrezca? O en el caso de servicios, ¿qué características concretas debe tener el servicio que el proveedor nos ofrezca? En general, ¿por cuánto tiempo va a durar la relación del proveedor? ¿Cuáles son las cláusulas concretas por interrupción involuntaria de las partes de la colaboración? ¿Qué responsabilidades tiene el proveedor en caso de no proveernos adecuadamente de aquello que está con nosotros comprometido?

Las anteriores son tan solo algunas de las preguntas que deben responderse plasmando las respuestas en el articulado, en el cuerpo del contrato, pero no son las únicas, existen muchas otras, por ejemplo entre ellas – y muchas otras- se encontraría la necesidad de establecer si la renovación de la relación es definida como tácita si la misma tiene una fecha de finalización, o si bien por el contrario se deberá reunir alguna formalidad para que la misma se renueve, cómo podrá rescindirse con el contrato –y con qué penalizaciones o las demás cláusulas que correspondan- cuando alguna de las partes lo desee, quién asume los costes que puedan derivarse de los conceptos que según el producto o servicio puedan computar, etc., etc.

En definitiva, como puede verse, en realidad de lo que se trata es de sentarse a hablar con nuestro proveedor y analizar todos los detalles de la relación así como ponerse a valorar todos los ponderables e imponderables que pueden aparecer en la relación y plasmarlos lo más detalladamente posible en un contrato que evite aquello tan manido y peligroso de que una parte diga que eso se pactó así y la otra diga que no fue así, que se quedó así y la otra lo niegue, que una diga que eso tenía que ser blanco y la otra de color gris, etc., etc., etc.