De las comunicaciones escritas formales y fehacientes

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Cuando se tiene que comunicar algo a alguien por escrito, es muy importante que esta comunicación escrita resulte formal y fehaciente si de esa comunicación pueden desprenderse algún tipo de derivadas o consecuencias legales, pero ¿realmente sabemos cómo hacerlo?

De lo formal y fehaciente

En primer lugar, diremos que obviamente según cada caso dependerá comunicar de una forma u otra, pues resulta obvio que si por ejemplo debemos comunicar algo a un juzgado no nos sea posible hacerlo mediante un SMS certificado, y la mejor opción –y siempre que procesalmente resulte preceptivo- sea presentarlo por correo administrativo en sobre abierto de no poder acudir en persona a presentarlo, en otros casos que no lidiemos con un juzgado igual con el SMS bastará. Así, cada caso será un mundo, pero lo importante es que entendamos el concepto de comunicación escrita formal y fehaciente y luego que veamos algunas de las distintas opciones que se nos ofrecen.

Formas de comunicarnos formal y fehacientemente con el juzgadoAntes de nada diremos que en este artículo nos estamos focalizando en las comunicaciones escritas, por el medio electrónico o físico que sean pero escritas, luego podríamos entrar a tratar comunicaciones verbales o de otros tipos pero eso no es lo que corresponde a la voluntad y objetivo de este artículo.

Centrándonos en las comunicaciones escritas y haciéndolo en dos de los conceptos que hemos visto que resultan claves de analizar, es decir en los dos conceptos de formales y fehacientes, diremos lo siguiente:

Por formal deberemos entender que la comunicación escrita se debe realizar dentro del marco formal que se exija, es decir que cumpla las formas para que esa forma sea válida. Dicho de otro modo y siguiendo con el ejemplo que antes se mencionaba de comunicar al juzgado mediante SMS o mediante correo administrativo en sobre abierto, técnicamente por supuesto si supiésemos algún teléfono móvil del juzgado podríamos enviar un escrito, pero, ¿qué validez tendría ello? De entrada ninguna. Y no tendría ninguna pues tal comunicación escrita no reuniría la necesaria formalidad requerida, no respondería a los requisitos formales que se exigen.

Otra cosa es que un mero defecto de forma por sí mismo si el mismo puede ser subsanable, o aún y cuando no lo fuere, pueda en ocasiones no resultar suficiente para que no sea admitido el defecto o que el mismo no cause nulidad de actualizaciones o archivo de la causa, en aras del principio de tutela judicial efectiva, consagrado por la Constitución, que exige que en todo caso no se impongan unos procedimientos rigoristas ni interpretados con rigor en aras del derecho fundamental a la tutela judicial efectiva, pero en fin, ese sería en todo caso otro tema que nos alejaría del que aquí estamos tratando.

En relación al concepto de comunicación fehaciente, deberemos decir que de lo que se trata es que la misma (la comunicación escrita) sea realizada de una forma en la que quede acreditado sin lugar a dudas el contenido escrito que se transmite, a quién lo transmite y cuándo lo transmite.

Antiguamente el Burofax, ahora muchas más opciones

Hace tan sólo unos pocos años si hubiésemos preguntado por la calle a cualquier persona qué documento escrito servía para realizar comunicaciones fehacientes (lo de formales dependerá del lugar y del caso al que se dirija como hemos visto) nos hubiésemos encontrado con el hecho de que todo el mundo (lamentablemente de las pocas personas que hubiesen logrado responder, dado el gran desconocimiento que existe en el común de la sociedad sobre estos temas) hubiese dicho el Burofax, hoy sería distinto.

Y todo el mundo hubiese dicho el Burofax, pues en esos momentos este documento era, se puede decir, el único que reunía todos los requisitos que anteriormente se exigían para que un documento sea considerado fehaciente (salvando el escrito directo firmado por las partes de puño y letra o los documentos notariales, pero esos son otros casos) y era el único que contaba con un tercero considerado de confianza (Correos) que certificaba el contenido, la transmisión, el destinatario, etc.

En la actualidad, el Burofax sigue siendo uno de los grandes actores del sector pero ya no está para nada solo, pues le ha salido competencia, tanto en ese mismo producto pero con otros terceros (la compañía de transportes MRW por ejemplo también envía Burofax, entre otros emisores), como en otros productos que también garantizan el carácter fehaciente y que sirven para otro tipo de usos.

Se está hablando por ejemplo de los casos de Fax certificado, email certificado, sms certificado o parecidos. En estos casos, la esencia sigue siendo la misma, pero cubre otro espectro que el Burofax, por su propia idiosincrasia, no cubre.

Así, mientras el Burofax está basado en poder demostrar que un documento físico que pone X cosa tal ha sido enviado en la fecha y hora tal entregándose a la persona cual en la fecha y hora que sea, lo que pretenden los demás elementos es lo mismo pero sin mediar ese documento físico y/o ese modo de transmisión física persona a persona (un fax transmite, a priori, escritos de un papel impreso a otro, no siempre pero en su versión clásica sí, pero no existe transmisión de esos papeles entre personas, sino que se lo intercambian dos maquinas).

¿Tienen valor los anteriores elementos? Dependerá. Como se ha dicho en muchas ocasiones, a priori, cualquier comunicación es válida si se puede demostrar lo que se ha transmitido, a quién y cuándo se ha transmitido, y en las comunicaciones electrónicas ello también es así; entonces, ¿dónde se encuentra la clave de que un envío de estas características tenga el valor de prueba suficiente para que sea considerado por ejemplo valido en un juicio? En la fiabilidad que un juez otorgue al tercero, al certificador de la comunicación en cuestión.

Dicho de otro modo lo anterior, si la clave del Burofax (o del correo administrativo en sobre abierto) se encuentra en la fiabilidad que por defecto le otorga cualquier juez que un funcionario de Correos certifique que lo que este sella y dice es cierto, la clave de que cualquier otro elemento (SMS, email, fax, etc.) certificado sea válido, será que quien lo certifique sea considerado de confianza. Por ello, y para evitarnos disgustos posteriores, es importante que contratemos servicios de empresas líderes y fiables que tengan una amplia y contrastada reputación como entidades certificadoras habilitadas y reconocidas a tales efectos.