Del presupuesto a la factura: composición de cada paso

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Si somos nuevos en esto de buscar clientes y en tener que presupuestarles y facturarles por nuestra cuenta de buen seguro que son múltiples las dudas que nos asaltan sobre cómo llevar adelante cada paso. En este artículo veremos algunos de los conceptos básicos que deben contener algunos de estos pasos, centrándonos en dos de ellos principalmente: el presupuesto y la factura.

Dos documentos clave

Y resulta ideal centrarse en estos dos documentos por la fuerza legal, por la carga dimanante de ellos que se produce y que sin duda no se encuentra en otros documentos que también pueden ser útiles o necesarios en algunos casos pero que de buen seguro no tienen una preponderancia tan elevada como el presupuesto y la factura.

Ahora bien, si quisiésemos hacer una breve reseña y aproximación a otros de los documentos que nos podríamos encontrar en nuestro proceso de relación comercial con un cliente por ejemplo nos podríamos encontrar con el albarán, el recibo o la factura proforma, entre otros.Presupuesto y factura

Y si bien es cierto que estos tres tipos de documentos reúnen cada uno de ellos una importante función, también lo es que como se decía no revisten en la gran mayoría de los casos la trascendencia e importancia del presupuesto y de la factura en sí misma. Si bien no resultan para nada menospreciables y, por ejemplo, podríamos decir que en el albarán encontramos una importante prueba de aquello que se ha hecho llegar, en la factura proforma podríamos decir que una especie de presupuesto llamado de otra forma (dicho de una forma muy coloquial) y en el recibo una importante carga de prueba y un documento liberador de muchas cantidades que hayamos pagado sobre saldos que nos resultasen a pagar, o que nos hayan pagado.

Centrando el objetivo: el presupuesto y la factura

Dicho lo anterior, no cabe mayor dilación y corresponde adentrarse en aquellos dos documentos que podemos entender como capitales, como principales en cualquier relación comercial: el presupuesto y la factura. Veamos.

Empezando por el presupuesto vemos en este un documento que si bien no reviste carácter de obligatorio, oficial, ni nada, pues no es un documento de pago que por ejemplo adquiera relevancia en lo que se refiere a que debamos llevar un control sobre el mismo para registrar o presentar en ningún lugar para pagar impuestos, pues éste no supone ni presupone que ese trabajo que en el documento se presupuesta se haya realizado, sí que es cierto que es un documento sumamente importante, pues a todos los efectos, y ante cualquier controversia posterior, legalmente el presupuesto realizado será considerado – en ausencia por ejemplo luego de un contrato de prestación o servicios u otros- como el marco base por el que se establecía la relación entre el cliente y el prestador de servicio o vendedor del bien.

Dicho de otro modo lo anterior, si realizamos un presupuesto, exponemos lo que le realizaremos al cliente, en qué condiciones se lo realizaremos y por qué importe y con qué otras consideraciones se lo realizaremos y el mismo lo acepta; eso es contrato en sí mismo para que sea considerada la forma comprometida por las partes para llevar a cabo el objeto del presupuesto en cuestión.

Obviamente, tal y como se comentaba, bien pudiera ser que el presupuesto simplemente sea una mera hoja inicial informativa (aunque por el simple hecho de plasmarla nos compromete a realizarlo bajo esos términos), una hoja con la le hemos ofrecido nuestros servicios al cliente, que a este le haya parecido bien y que luego antes de empezar a trabajar con él hayamos plasmado las condiciones definitivas en un contrato aparte. Pero en muchas ocasiones ello no es así, y el mero hecho de la aceptación del presupuesto por parte del cliente ya es suficiente y es el presupuesto entonces el contrato en sí mismo.

Así las cosas, es muy importante destacar que más que la importancia formal (pues en este caso se puede decir que no existe una obligación de forma o fondo concreto para elaborar un presupuesto, en contra de lo que por ejemplo si sucede en la factura como veremos en líneas posteriores), es muy importante la estructura que nos dé garantías legales de cara a posibles controversias futuras.

Por ello, el contenido del presupuesto ideal, será aquel que detalle de la mejor, y más desmenuzada forma posible, la forma en la que se va a desarrollar el servicio, qué contiene el servicio, qué objeto persigue, qué materiales se utilizarán, importe del servicio, forma y métodos de pago y cualquier otra información que pueda resultar relevante. Evidentemente ello no tiene que resultar menoscabo para que el cliente no esté formalmente bien estructurado y debe contener por ejemplo quiénes somos, a quién se dirige, numerarlo si tenemos una gran cantidad de presupuestos y ello nos ayuda a un mayor control, y muy especialmente mencionar en el presupuesto por cuánto tiempo nos comprometemos a mantenerle esas condiciones al cliente desde la emisión del mismo.

Si al documento de factura nos referimos, en este caso estamos hablando de un documento muy distinto, este sí que tiene una importante relevancia pues resulta exigido ante el fisco, es la prueba más importante de que hemos pagado, de que nos han pagado, el que nos otorga garantía, etc.

En este caso, la ley sí que exige que el presupuesto reúna una forma y fondo concreto, una estructura y contenido, etc. A grandes rasgos diremos que para poder emitir facturas deberemos estar dados de alta, y que una vez habilitados para ello deberemos emitir las facturas con una numeración correlativa (tanto en número como en fechas), sin poder dar saltos entre números ni fechas, tampoco se podrán utilizar distintas series salvo en los supuestos establecidos por ley y los datos que deberá contener son los que exige la ley.

Resumidamente diremos que los datos básicos son los datos fiscales del emisor y del receptor de la factura. La cantidad, concepto e importe a facturar, la aplicación en la factura de los correspondientes impuestos y de la retención que corresponda – si corresponde -.