Ficheros de datos personales de titularidad pública

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La protección de los datos personales es una realidad que existe desde hace muchos años, si bien es cierto que es en estos últimos lustros cuando los volúmenes y flujos de este tipo de datos han adquirido una relevancia enorme y ello ha hecho que todo lo relacionado con éstos cobre una dimensión diferente, una importancia mayor y un tratamiento legislativo cada vez más detallado y regulado.

Y si bien esta situación es una realidad bien presente entre nosotros desde hace muchos años también lo es que en la mayoría de casos se asocia al uso y tratamiento de datos personales que por ejemplo hacen las empresas privadas de sus clientes proveedores, etc., pero en pocas ocasiones nos paramos a pensar que los entes, los organismos públicos también tratan datos personales nuestros, y que en consecuencia estos también están sometidos a la Ley Orgánica de Protección de Carácter Personal (LOPD).

Los ficheros de titularidad pública

Concretamente los ficheros de titularidad pública se encuentran regulados a partir del artículo 20 de la LOPD, y es a partir de este artículo donde se encuentra regulado lo establecido concretamente para este tipo de ficheros de titularidad pública que contienen datos de carácter personal.

Una primera apreciación que cabe hacer, y aún sin entrar en lo que dice o no dice la LOPD, es que no debemos confundir ficheros públicos con ficheros de titularidad pública, pues aún y que a veces pudiera existir algún fichero de titularidad pública que es un fichero de acceso público no significa de forma inexorable que todo fichero de acceso público deba de ser un fichero de titularidad pública. Dicho de otro modo, una cosa es de quién es la titularidad del fichero (titularidad pública), es decir, quién es el “propietario” de ese fichero que contiene los datos, y otra cosa muy distinta es si ese fichero es accesible sólo para la misma administración pública que es titular, para terceros con carácter restringido o bien si puede acceder cualquier persona a consultar los datos en ese fichero contenidos, pero esto último no es exclusivo de los ficheros de titularidad pública y también pudiera suceder en los ficheros de titularidad privada.

Visto esto cabe decir que del mismo modo que los entes privados, las administraciones públicas tampoco pueden crear, modificar o suprimir ficheros de datos personales de forma arbitraria o incontrolada, pues tal y como exige el artículo 20.1 de la LOPD “la creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o Diario oficial correspondiente”.

Y aún y cuando las administraciones públicas puedan crear o modificar ficheros con datos personales por haber realizado la preceptiva disposición general publicada debidamente, las mismas sólo podrán hacerlo indicando claramente lo que exige el artículo 20.2 de la LOPD. Un artículo que entre muchos otros detalles por ejemplo exige que se indique la finalidad del fichero y los usos previstos para el mismo o las personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos, entre otros.

Limitaciones en los derechos sobre los datos

Por todos es conocido que aquellos datos nuestros que son usados o tratados por empresas privadas son susceptibles de que ejerzamos sobre ellos los denominados derechos ARCO, es decir, que ejerzamos los derechos de acceder a los datos, de pedir su rectificación, cancelación o bien oponernos a los mismos, pero no por todos es conocido que en los fichero de titularidad pública también existen derechos nuestros sobre los datos, si bien los mismos tienen unas particularidades y limitaciones concretas.

Así por ejemplo sobre los ficheros titularidad pública que obren en poder de las Fuerzas y cuerpos de seguridad podremos ejercer nuestros derechos pero nos “podrán denegar el acceso, la rectificación o cancelación en función de los peligros que pudieran derivarse para la defensa del Estado o la seguridad pública, la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando” (art.23.1 LOPD).

En el supuesto de la Hacienda Pública nos encontramos con un supuesto parecido al anterior, tendremos derechos sobre nuestros datos pero nos podrán “denegar el ejercicio… cuando el mismo obstaculice las actuaciones administrativas tendentes a asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y, en todo caso, cuando el afectado está siendo objeto de actuaciones inspectoras” (art. 23.2 LOPD)

Si bien todo ello no significa en ningún caso que las autoridades públicas tengan poder absoluto sobre nuestros datos personales, pues precisamente su regulación no es laxa, y si por ejemplo (además de como hemos visto limitar los supuestos donde nos podrán limitar el ejercicio de nuestros derechos) nos fijamos en el mencionado supuesto de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, estos deberán cancelar los datos nuestros de los que dispongan “cuando no sean necesarios para las averiguaciones que motivaron su almacenamiento” (art. 22.4 LOPD), lo que supone una clara muestra de la exigencia estricta que la LOPD pretende imponer.