La importancia de las nuevas tecnologías para los notarios

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La figura de la profesión de notario es una figura tan histórica como actual, la figura de notario es una profesión tan necesaria como atemporal en el tiempo, por ello la profesión de notario es una de las profesiones que más allá del paso de los tiempos, que más allá de las modas y de los cambios sociales mantiene su estatus, mantiene sus funciones básicas y es una de esas profesionales consideradas tradicionales, si bien en los últimos tiempos esto ha cambiado.

La figura del notario como decíamos es una figura que viene de muy lejos en los tiempos, es una figura que ha sido necesaria, que es necesaria y que seguirá siendo necesaria en muchos momentos de la vida, y en lo esencial, en su función básica la misma sufre pocas transformaciones, si bien es cierto que los cambios que se van produciendo en el conjunto de la sociedad hacen que la función notarial adquiera nuevos tintes, funciones nuevas dentro de su gama de servicios que antes no existían y en consecuencia que exista una adaptación permanente a la sociedad a la que sirven, y uno de esos cambios también es el tecnológico.

Lento pero implacable

Los cambios tecnológicos que en estos tiempos está viviendo nuestra sociedad son de un calado enorme y en el caso del notario los mismos no se quedan atrás, pero ¿en qué áreas de la actividad notarial se nota más el impacto de las tecnologías que se vienen desarrollando en estos últimos lustros?

Nuevas tecnologíasAntes de analizar las áreas de mayor impacto decir que quizá la actividad notarial ha sido una de las que más lentamente ha ido acogiendo los cambios tecnológicos que se presentaban, quizá por su carácter tradicional, quizá porque no los necesitaba, quizá por otros muchos motivos o por una combinación de varios de ellos, los cambios se han ido desarrollando poco a poco. Pero decir que se han ido haciendo poco a poco no significa ni mucho menos que la gran mayoría de servicios notariales de nuestro país no hayan “hecho los deberes”, al contrario, los han ido haciendo y en muchos casos bien, y si bien es cierto que aún puede quedar mucho camino por recorrer en la actualidad en un momento crucial del cambio tecnológico bien se puede decir que la mayoría de notarias de un modo u otro ya tienen bien integradas sus soluciones TIC.

Soluciones concretas para notarios

En el caso de los servicios notariales, el cambio tecnológico y la integración tecnológica es adecuada mirarla más desde dentro que no desde fuera, aunque en este último caso también es importante estar al día y no perder de vista que estar presente en un mercado permanente y tan importante como es Internet es vital para estar vivos profesionalmente, pero además donde realmente también tienen valor las soluciones tecnológicas actuales en los notarios es también en la mejora y optimización de procesos internos que ello supone.

Incorporar soluciones de comunicación interna más eficientes, espacios 2.0 virtuales en la red donde generar comunicación, relación colaborativa y sinergias, aprovechar las posibilidades del VOIP en telefonía, tener una adecuada presencia de servicios que podamos ofrecer online, utilizar recursos de reciclaje permanente que se pueden encontrar online, utilizar todas las herramientas de gestión y relación con proveedores, clientes, administraciones y demás que las soluciones online nos permiten es más que vital para estar adaptados a los tiempos ya no futuros como muchos parece que piensan, si no a los tiempos ya presentes y más actuales.

Atención que decir lo anterior no significa apostar por una apuesta indiscriminada y ciega en relación a la integración de las tecnologías actuales disponibles en nuestro negocio, ni mucho menos significa lanzarse en brazos de todas las soluciones TIC sin pensar ni analizar. Al contrario, una adecuada integración, parte primero de un adecuado análisis que determine cuales son aquellas soluciones que integrarlas nos aportan una ventaja, aquellas cuales son superfluas y aquellas que directamente de implantarlas nos pueden acarrear más costos y problemas que otra cosa. Por ello de nada sirve decir que tenemos nuestros servicios notariales prestados en el grado sumo de las soluciones TIC y que nuestros procesos son los más integrados, en todo caso las soluciones y los procesos deben de resultar los más óptimos para nosotros, no con carácter general.